הנהלת חשבונות לחברה בע"מ

מה יש לבדוק לפני שקונים קופה רושמת ?

1. הקופה מסוגלת לספק סרט ביקורת שיכלול לפחות :

(א) רישום כל הפעולות שבוצעו בקופה הרושמת ובין היתר:

(1) מחיר כל פריט בנפרד;
(2) הנחות, הפחתות, הוספות והיטלים;
(3) סך כל המכירה;
(4) תקבולים בגין חוב בשל מכר או שירות;
(5) סימול המסמכים והפעולות;
(6) מספר סידורי של הפעולה ושעת הפעולה;
(7) פעולות אחרות שאינן מכירה או תקבול, מספרן ושעת ביצוען;
(ב) סיכומי הנתונים שנרשמו על סרט הביקורת ולפחות:

(1) סיכום המכירות; נרשמות מכירות במזומן, בנפרד ממכירות באשראי, יצוינו סיכומיהן בנפרד;
(2) סיכום התקבולים, תוך הפרדת התקבולים על חשבון מכירות באשראי; נרשמו התקבולים תוך מיון על פי אמצעי התשלום, יצוינו סיכומיהן בנפרד;
(3) סיכום ההנחות וההפחתות שנרשמו על סרט הביקורת;
(4) אחת ליום לפחות ייעשה סיכום סופי להרקת המסמכים (סיכום Z) ויצוין מספרו הסידורי מספר Z
(ג) סרט ביקורת שאינו מודפס בצורה שוטפת, אלא נתוניו נצברים בזכרון הקופה, יסוכם בסיכום סופי (סיכום Z) ויודפס במקרים האלה:

(1) בשינוי התאריך;
(2) בהתמלא כל קיבולת הזכרון;
(3) במוניות – בשינוי שם הנהג;
(ד) בתחילת כל סרט ביקורת – רישום של שם הנישום ומענו, מספר הזהות או מספר החברה במשרד רשם החברות או מספר האגודה השיתופית במשרד האגודות השיתופיות או מספר הרשום כעוסק לצורך מס ערך מוסף לפי חוק מע"מ, ואם אין הקופה מסוגלת לכך יירשמו פרטים אלה בדיו.

2. הקופה מסוגלת לספק לקונה תלוש מכירה שיכלול לפחות:
(א) שם הנישום/העוסק ומענו, מספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם החברות או מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות, ומספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מע"מ;
(ב) מחיר כל פריט בנפרד;
(ג) הנחות, הפחתות, תוספות, היטלים וביטולים;
(ד) סך כל המכירה;
(ה) סימול מסמכים ופעולות;
(ו) תאריך המכירה ושעת המכירה;
(ז) מספר סידורי של הפעולה המופיע על סרט הביקורת.
3. במקום האמור בסעיף 2 לנספח זה ניתן להדפיס על גבי חשבונית את הנתונים האלה:

(א) תאריך המכירה ושעת המכירה;
(ב) מספר סידורי של הפעולה המופיע על סרט הביקורת;
(ג) סך כל התקבול.

4. הקופה מסוגלת לספק דו"ח סיכום קופה עם כל סיכום של סרט הביקורת, בין סיכום ביניים (סיכום X) ובין סיכום סופי (סיכום Z) שיכלול לפחות:

(א) שם הנישום/העוסק ומענו, מספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם החברות או מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות, ומספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מע"מ.
(ב) תאריך ושעת הסיכום;
(ג) מספר סידורי של הפעולה המופיעה על סרט הביקורת;
(ד) מספר סידורי של ההרקה (מספר Z) המופיע על סרט הביקורת, לגבי סיכום סופי בלבד (סיכום Z);
(ה) סכום כל מסכם בנפרד תוך ציון סמל המסכם;
(ו) סכום כל המכירות וסכום כל התקבולים;
(ז) ציון מספר הפעולות שלא היו מכירה או תקבול.

5. הקופה מצוידת לפחות במונים האלה:
(א) מונה פעולות המכיל לפחות 4 ספרות (9999) שלא ניתן לאיפוס;
(ב) מונה הרקות המכיל לפחות 4 ספרות, שלא ניתן לאיפוס;

6. בקופה חלון הכרזה המורכב מצד אחד או משני צדדיה, שלפחות אחד מופנה לקונה, ובו מוצגים הסכום לתשלום במלואו וסמל הפעולות המבוצעות בקופה.

7. למקרה של הפסקת זרם החשמל, מצוידת קופה רושמת אלקטרונית במנגנון המבטיח שלמות הנתונים הנשמרים בזיכרונה למשך 120 שעות לפחות, ואילו קופה רושמת אלקטרומכנית – במנגנון המאפשר הפעלתה ביד.

8. בקופה אין כל אפשרות:

(א) להפסיק את הדפסת תלוש המכירה, אלא במקרה של אישור חשבונית/חשבונית עסקה כאמור בסעיף 3;
(ב) לבצע פעולות חישוב או רישום כלשהן שלא נרשמות בסרט הביקורת;
(ג) לשנות או לבטל פרטי מכירה כלשהם אחרי סיכומה;
(ד) לרשום תשלומים מן הקופה בשל החזרי סחורה או סיבות אחרות, פרט להפקדת כספים בקופה מרכזית. לעניין זה, החזרי סחורה – למעט החזר דמי מכלי משקה, כהגדרתו בסעיף 7(א)(2).

 

נוהל הפעלת קופה רושמת

1. הגדרות :

(א) "חלון הכרזה", "תלוש מכירה", "סרט ביקורת", "מונה הרקות" – כמשמעותם בנספח א';
(ב) "קריאת קופה" – סיכום ביניים של הסכומים שנצברו במסכמים על ידי הפעלת מפתח X;
(ג) "הרקה" – סיכום סופי של הסכומים שנצברו במסכמים על ידי הפעלת מפתח הגורם לאיפוס המסכמים.

לפני שמתחילים לעבוד :

2. נוהל תחילת ההפעלה של קופה רושמת: נישום/עוסק המתקין בעסקו קופה רושמת חייב –
(א) לקבל מספק הקופה אישור בכתב על מצבם של מונה ההרקות ושל מונה מספר סידורי בזמן הרכישה;
(ב) לבצע פעולת הרקה לכל המסכמים;
(ג) לרשום על סרט הביקורת את מספר מונה ההרקות בתחילת ההפעלה של הקופה, אם מספר זה אינו מודפס על סרט הביקורת על ידי מנגנון הקופה;
(ד) לבדוק את שלמות החותמים הסוגרים את מנגנון הקופה ואת יומן השירות.

בתחילת היום :

3. נוהל הרישום בקופה רושמת:
(א) בתחילת יום העבודה יכוון התאריך בתאריכון הקופה ואם התאריך אינו מודפס על ידי מנגנון הקופה על סרט הביקורת יירשם התאריך על סרט הביקורת בדיו;
(ב) מחיר כל פריט של סחורה שנמכרה יירשם בנפרד; כל מכירה תסוכם על ידי הפעלת מקש "סך כל המכירה";
(ג) על כל מכירה חייב מפעיל הקופה למסור לקונה תלוש מכירה המודפס על ידי הקופה או חשבונית/חשבונית עסקה שהוחתמה ואושרה על ידי הקופה;

(ד) בסוף יום העבודה יבוצעו הפעולות הבאות:

(1) בקופה רושמת אלקטרומכנית תבוצע פעולת קריאת הקופה ( X) או פעולת הרקה ( Z) לכל המסמכים ויסוכם סך כל הפדיון ובלבד שפעולת הרקה תבוצע בכל מקרה שהסכום שנצבר באחד מהמסכמים או בכולם ביחד יתקרב לגבול כושר הקליטה של מסכמי הקופה ובכל מקרה לא פחות מאשר אחת לחודש;
(2) בקופה רושמת אלקטרונית תבוצע פעולת הרקה ( Z) לכל המסמכים ויסוכם סך כל הפדיון;
(3) אחרי פעולת הרקה יירשם בסרט הביקורת מספר מונה ההרקות, אם הוא אינו מודפס על סרט הביקורת על ידי מנגנון הקופה;
(ה) אין להוציא מהקופה את סרט הביקורת לפני גמר גליל הנייר המיועד לזה;
(ו) חלון ההכרזה של הקופה חייב להיות מופנה לקונה. אין להחזיק על יד הקופה שום דבר העלול להסתיר את חלון ההכרזה מעיני הקונה.
4. נוהל תיקון טעות:
לצורך ביטול רישום כתוצאה מטעות יש לבצע פעולות אלה:

(א) להפסיק את רישום פריטי המכירה ולסיים את הרישום על ידי הפעלת מקש "סך כל המכירה";
(ב) לבטל את תלוש המכירה שנתקבל מהפעולה כאמור בפסקה (א) על ידי רישום על גבי התלוש : "מבוטל – הרישום המתוקן בפעולה מס'…"; את הסכום שנרשם בטעות לסמן בעיגול;
(ג) לרשום מחדש את המכירה;
(ד) תלוש המכירה המבוטל כאמור בפסקה (ב) יישמר כתיעוד ויירשם בספר תקבולים ותשלומים להפחתת הפדיון;

5. נוהל רישום החזרת סחורה:

(א) במקרה של החזרת סחורה על ידי הקונה יבקש הנישום/העוסק החזרת תלוש המכירה שבו נרשמה מכירת הסחורה האמורה;
(ב) על גבי תלוש המכירה שהוחזר כאמור יצוין: התאריך, שם הקונה ומענו, פירוט הסחורה שהוחזרה, הסכום ששולם לקונה. פרטים אלה יאושרו בחתימת ידו של מחזיר הסחורה;
(ג) במקרה של אי החזרת תלוש המכירה יערוך הנישום/העוסק תעודת זיכוי, שבה יצוינו הפרטים האמורים בסעיף קטן (ב);
(ד) תלוש המכירה המבוטל או תעודת הזיכוי כאמור ישמשו כתיעוד לרישום התשלום תמורת הסחורה שהוחזרה בספר הקופה או בספר התקבולים והתשלומים.

6. נוהל החלפת גליל נייר הביקורת:

(א) בגמר גליל הנייר של סרט הביקורת יש לרשום על הסרט קריאת הקופה על ידי הפעלת מפתח X;
(ב) אחרי החלפת גליל הנייר תירשם בתחילת הסרט החדש קריאת הקופה על ידי הפעלת מפתח X;
(ג) לפי אותם הכללים יש לפעול במקרה שסרט הנייר נקרע.

7. נוהל הפעלת הקופה במקרה של הפסקת זרם החשמל או של תקלה טכנית:

(א) במקרה של הפסקת זרם החשמל יש להמשיך להפעיל את הקופה הרושמת באמצעות המנגנונים המותקנים לצורך זה בקופה;

במקרה של תקלה טכנית המונעת המשך הפעלת הקופה הרושמת יש לנהוג כדלהלן:

(1) להודיע מיד לנותן השירות הטכני על התקלה;
(2) לעבור מיד לרישום ידני של הפדיון בספר פדיון יומי;
(3) אחרי תיקון התקלה יסוכם הרישום בספר הפדיון היומי וסכום זה יירשם בסרט הקופה הרושמת; תלוש המכירה אשר יתקבל מרישום זה יוצמד לספר הפדיון היומי;
(4) אם לצורך תיקון התקלה בוצעו פעולות ניסיוניות כלשהן, יבוטלו תלושי המכירה שיתקבלו מפעולות אלה על ידי הטכנאי המבצע את התיקון בציון התאריך ושמו של הטכנאי ובחתימת ידו; תלושי המכירה המבוטלים כאמור יישמרו כתיעוד להפחתת הפדיון היומי הנרשם בסרט הקופה הרושמת.

מוכן להתקדם ולהשתדרג?

אני מזמין אותך לפנות אליי כבר היום, ואשמח להציע לך שירות מעולה שיקדם אותך משמעותית.